Dobre praktyki CP: 57. Elektroniczna Księga Jakości jako narzędzie do ograniczania wykorzystania materiałów biurowych i mediów (Silk Road Certification Sp. z o.o.)

Dobre praktyki i inwestycje związane z Czystszą Produkcją

Przykład nr 57:
Elektroniczna Księga Jakości jako narzędzie do ograniczania wykorzystania materiałów biurowych i mediów

Firma: Silk Road Certification Sp. z o.o.

Branża: ochrona środowiska, konsulting
Główne usługi: usługi z zakresu ochrony środowiska, certyfikacja, wdrażanie systemów zarządzania w tym systemów opartych na GOZ

Zasoby, których dotyczy to działanie:

• Materiały
  

• Odpady

Firma opracowała aplikację dostępną za pomocą przeglądarki internetowej, która umożliwia utrzymanie dokumentacji systemów zarządzania w postaci elektronicznej Księgi Jakości. Aplikacja została wdrożona i przetestowana w firmie, co pozwoliło na określenie efektów jej stosowania. Obecnie oferowana jest także do wdrożenia klientom.
Aplikacja pozwala na bieżący dostęp do dokumentacji systemowej, w dowolnym momencie, pracownikom każdego szczebla. Usprawnia obieg dokumentów, gdyż wszyscy pracownicy otrzymują możliwość podglądu, wydruku procedur i instrukcji oraz pozostałych dokumentów systemowych. Na czas audytu można udzielić audytorowi ograniczonego dostępu polegającego na podglądzie dokumentów, co przyspiesza i ułatwia audyt zewnętrzny (umożliwia łatwe prowadzenie audytu zdalnie).
Obecnie firma wszystkie dokumenty systemowe przechowuje są w wersji elektronicznej w ww. aplikacji, co nie wymaga jej drukowania. Wszystkie zmiany w dokumentach dokonywane są w wersji elektronicznej, a aktualna dokumentacja zawsze dostępna jest on-line. Jest to realna oszczędność zarówno dla firmy, jak i dla jej klientów, w postaci papieru, energii, oraz tonera.
Jako uzupełniające, w firmie wdrożono także drobne działania porządkowe, jak powszechne zastosowanie druku dwustronnego, wysyłanie dokumentacji w wersjach elektronicznych gdy tylko jest to możliwe oraz ograniczenie drukowania e-maili (m.in. dodanie w stopkach e-maili hasła zachęcającego do rezygnacji z wydruków).

Uzyskane korzyści, efekty wdrożenia: 

•  Szacowane redukcje zużycia w skali roku w opisywanej firmie:
• papieru: o ok. 62,5% (tj. o ok. 30 ryz/rok)
• tonerów: o 50% (tj. o 7 szt./rok)
• energii elektrycznej (włącznie z efektami z drobnych działań porządkowych, jak np. przestrzeganie wyłączania urządzeń biurowych poza godzinami pracy): ok. 16,5%
• Oszczędności/zyski wynikające bezpośrednio z redukcji papieru i tonerów to ok. 560 zł/rok (nie uwzględniono przychodów ze sprzedaży aplikacji)
• Zmniejszenie zużycia papieru, energii elektrycznej i tonerów oraz związanych z tym kosztów u użytkowników aplikacji

 

Przykładowy ekran aplikacji

Przykładowy ekran aplikacji

Źródło:

• Sprawozdanie z Projektu CP nr 49.794, opracowanego w ramach Akademii Czystszej Produkcji w firmie Silk Road Certification Sp. z o.o.: "Elektroniczna Księga Jakości jako narzędzie do ograniczania wykorzystania materiałów biurowych i mediów" 

Niniejszy materiał został dofinansowany ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Za jego treść odpowiada wyłącznie Stowarzyszenie „Polski Ruch Czystszej Produkcji”.